Costos y Rentabilidad para PyMEs

Algunas definiciones y reflexiones acerca de: “Costos y rentabilidad en mi empresa" (Para no Contadores)

Autor: Santiago Rodrigo.

El análisis de los costos en una empresa es fundamental para entender de manera integral si un negocio es rentable o no. Muchos de nosotros tenemos en cuenta los costos fijos y variables pero, ¿sabés el impacto que tienen los costos ocultos de tus productos o servicios?

Si bien el motivo o razón que nos lleva a emprender pueda variar entre nosotros, hay una cosa que tenemos seguro en común, y es que comenzamos una actividad económica o emprendimiento con el fin de que sea económicamente rentable/viable. ¿No es así? Es decir, ganar plata, generar utilidades o como prefieras llamarlo. No obstante y, con el correr del negocio, nos empezamos a dar cuenta que el dinero es “líquido y dinámico” por lo que se escurre en las distintas áreas, operaciones y procesos de nuestra empresa. ¿No les pasa acaso que más allá de “haber hecho bien la tarea” de haber sacado los costos adecuadamente y de estar seguros  de haber vendido a un precio mayor del que compraron, el dinero no les “dura en el bolsillo”? Es decir que saben que está porque lo ven, pero lo ven pasar…

Bueno, si algo de este “proceso paranormal” ocurre en tu emprendimiento ¡entonces estás en la nota correcta! La idea es que veamos y repasemos algunos conceptos que si bien te puedan resultar conocidos, quizás hay algo de su esencia que perdimos en el camino y que deberíamos nuevamente revisarlo. ¿Es acaso éste el mejor momento para hacerlo? ¿No puedo dejarlo para después? Los números me aburren… No podría respondértelo, sólo puedo agregar que de estas decisiones depende gran parte del éxito de tus negocios.

Lo que sabemos “de taquito”: Algunas definiciones básicas y otras reflexiones a tener en cuenta en mi negocio.

¿Qué son los costos?

Si bien existen muchos tipos de costos y de los cuales no todos “valen lo mismo para todos” (por ejemplo, costo de oportunidad) trataremos aquí los costos directamente relacionados con los gastos de la empresa. Es decir los llamados costos fijos y variables, y también los ocultos.

Definición general:

Entendemos a los costos como el valor monetario (lo que cuestan) los insumos, materias primas, sueldos, etc. es decir, todo lo que necesito yo o mi empresa para producir o generar un bien, sea este un producto o un servicio. Ya sea que lo pague de mi bolsillo o no, se genera un costo, un desgaste de los recursos empleados para conseguir el fin que me propuse.

Costos fijos:

Son aquellos costos en los que la empresa incurre, independientemente del volumen o cantidad de producción. Es decir que no “suben ni bajan” de acuerdo a la producción. Son, en realidad, escalonados en su crecimiento, si tenemos en cuenta las economías de escala y tecnologías de la producción. Para nombrar algunos ejemplos citamos los alquileres del negocio/ comercio/ oficina o fábrica; los sueldos administrativos, comerciales fijos y gerenciales (indirectos de producción); impuestos fijos (monotributo dentro de una misma categoría); seguros; la amortización de una maquinaria o vehículo en el tiempo, etc.

Costos variables:

Son aquellos costos que varían de manera directamente proporcional a la fabricación o generación de un bien. Para entender de manera apropiada su naturaleza es necesario revisar desde donde los estamos analizando. Esto quiere decir que puede ser distinto en función de cada industria, aunque en la mayoría de los casos sean semejantes. Por ejemplo, en una empresa de fabricación de tornillos, el insumo agua, no es un costo directo sino más bien indirecto ya que no varía de manera significativa con la producción de los tornillos. El indicador o verificable básico de este análisis seria la lectura de la factura de agua y ver cuánto varia mensualmente, si aumenta con la mayor producción o si, por el contrario, se mantiene relativamente estable a lo largo del tiempo. Distinto es el caso del costo del insumo del agua, en una empresa que fabrica soda, dado que sería su insumo principal. En tal caso, el costo del agua es claramente un costo variable a diferencia de la fábrica de tornillos en que sería fijo.
Ejemplos clásicos: materia prima; insumos de producción; mano de obra directa; supervisión; mantenimiento; otros.

Cuando la tortuga se nos empieza a escabullir por la empresa…

Costos ocultos:

Son aquellos que, si bien afectan de manera directa y/o indirecta a los costos totales de la empresa o negocio, suelen por diferentes causas permanecer “invisibles a nuestros ojos” evitando ser detectados por un “ojo no entrenado”. En muchos casos se da porque “no sabíamos que era un costo o bien porque no lo valorizamos como tal” por ejemplo el sueldo del emprendedor/ dueño, suele confundirse con la ganancia o utilidad de nuestro negocio cuando, en realidad, son de distinta naturaleza. El sueldo es sueldo y, se cobre o no, debe estar correctamente contabilizado como costo. Otro ejemplo son los costos por ineficiencias productivas como ser la falta de mantenimiento adecuado de máquinas y equipos; pérdidas por productos defectuosos o mal guardados; re trabajos de productos o servicios que debieron hacerse más de una vez por no estar en los parámetros de calidad esperados por el cliente; la falta de planificación; los accidentes laborales; la alta rotación del personal; la inoperancia por desconocimiento o falta de capacitación; “gastitos” de la caja chica o que salieron, vaya a saber uno de donde, pero que generaron un “costo que alguien pagó” como ser los viáticos, el combustible, una impresión o folletería no prevista y un sinfín de posibilidades que apliquen a lo concreto de nuestro negocio.

¿Por qué está íntimamente relacionada la rentabilidad de mi empresa con los costos?

Sea cual sea el método que hayas utilizado para obtener el precio de tus productos o servicios (la manera de hacerlo correctamente la trataremos en un próximo artículo) para venderlos u ofrecerlos en góndola tuviste que restarle, al precio de venta, el costo que utilizaste para generar ese bien o servicio, de allí surge lo que denominamos comúnmente utilidad. ¿No?

Pero si calculé bien mis costos y sé a qué precio vendí, ¿no conozco entonces cuanto gané?

Si bien creemos que hemos calculado bien los costos, al menos así parece a simple vista, tendríamos que “echarle un vistazo” a tu empresa para que pueda responderte realmente esa pregunta. Lo primero que te diría, es si el resultado de tus operaciones te deja dinero líquido y utilizable en el banco o en tu bolsillo o si, por el contrario, ese dinero se parece más a “una moneda virtual” que está pero que no la podes tocar. Esto lo pregunto porque no hacen falta muchos análisis para descubrir los problemas de rentabilidad en una empresa, nomás alcanza con mirar los resultados y  ver que queda “a fin de cuentas” o a “fin de mes”. Por eso pregunto si ¿puede ser que le demos el lugar a la duda por un momento y, pensar si existe la posibilidad, que se nos “haya escapado la tortuga” (además es verde!) por algún lado? Lo pregunto de verdad porque, si no “nos damos el lugar a aprender” algo nuevo y lo único que hacemos como emprendedores es fundamentar que lo que hago está bien, entonces no hay nada que yo ni nadie pueda darte. Ahora bien, si sos de los míos, los que nos damos la cabeza por todas partes pero que a “fin de cuentas aprendemos”,  entonces van un par de tips más para tu negocio.

Focalicemos primero en los costos ocultos

Si entendemos que el costo es la cantidad de dinero necesaria para entregar ¡y cobrar! un producto o servicio, entonces por definición los costos ocultos son todos aquellos ítems no valorizados correctamente o comúnmente subestimados que son los que, mal que nos pese, pueden hacer la diferencia a fin de mes… ¿Se te ocurre algún ejemplo de éstos en tu empresa? ¿Te suena que, a veces olvidamos por ejemplo, incluir el costo del flete en el producto o servicio? ¿Que otras veces cuando vamos a visitar un cliente ¡comemos y tenemos gastos de viáticos!? ¿O bien que tenemos una máquina produciendo pero cuando se nos rompa o tengamos que hacerle el mantenimiento no sabemos de dónde sacaremos esa plata?… ¿Y qué hay con el cálculo de nuestro sueldo? (que no es lo mismo que la ganancia o utilidad de la empresa). Ni hablar del stock o lo que se llama capital de trabajo…

OK ¡ya entendí!  Tengo que tenerlos “en cuenta” pero… ¿sirven realmente?

¡Sí! y te cuento para qué:

• Determinar realmente cuánto gano, cuánto invierto y, por qué no, cuánto pierdo con una buena/ mala decisión. Valorizar mis decisiones y medir sus consecuencias son el principio fundante de una buena gestión empresarial.

• Medir la eficiencia en la utilización de mis recursos. Hay una regla de oro para la gestión y es que: “si no se mide, no se mejora”. ¿Cómo puedo entonces ser más eficiente en el uso de los recursos que empleo para producir si no sé con exactitud actualizada cuánto gasto en cada acción que realizo? No nos olvidemos que los costos son dinámicos y que, si los medí y tome nota hace un año, no están siendo fieles o representativos a lo que hoy está ocurriendo en mi negocio y en el mercado.

• Poder tomar un punto de partida para reducir costos de producción o procesos y obtener información relevante para la toma de decisiones. Si quiero identificar dónde estoy gastando “de más” porque encuentro procesos u operaciones que no agregan valor (percibido por el cliente y, por tanto, pagado por él) entonces puedo eliminarlos o bien reducirlos al mínimo. “Viajar liviano” (costos fijos bajos) es muchas veces, una de las más simples y robustas estrategias para lograr el éxito en mi empresa.

• Me ayudan a tener “un piso” como precio mínimo de referencia. Esto aplica desde conocer mis costos de base, ya que por debajo de los costos variables estaré perdiendo plata seguro, pero también a la hora de salir a negociar con un cliente, en particular si es mayorista o se están tratando partidas grandes de presupuestos o ventas. En este punto, conozco a algunos emprendedores que les “iba bárbaro” cuando vendían a minoristas o a consumidor final (en la jerga BtoC) pero con los márgenes (menores) que manejaban con clientes grandes o mayoristas (BtoB) se les reducía tanto la “rentabilidad” por producto/ servicio y que, sumados a los plazos largos, habituales en este tipo de clientes, terminaban literalmente perdiendo plata o como otros dicen “cambiando la plata”. ¿Te paso alguna vez? Cualquier similitud con la realidad es pura coincidencia, claro.

• Contabilizar stock e inventarios. Muchas veces cuando nos preguntan: ¿Dónde está la plata en tu negocio? Se suele responder: “tengo la plata en la calle” haciendo referencia que la tienen invertida en “ventas por cobrar” es decir en productos vendidos pero no pagados (¿les suena?) o bien en stock en la empresa/ depósito para que “no nos falte ni nos quedemos cortos para entregar”. Incluso en el stockeo de insumos o materias primas que están “esperando” la orden de producción. Esto llevado a las empresas de servicios pueden ser también el costo de una infraestructura sobre dimensionada para el caudal de clientes que tengo o las horas ociosas que no están produciendo dinero en mi empresa. Puede ser una manera de entender lo que “cuesta plata” pero como no lo vemos o “tangibilizamos”, tampoco lo contabilizamos. Y, como lo que no veo tiendo a pensar que no existe, entonces no lo tengo en cuenta al momento de tomar decisiones en mi empresa, sufriendo las consecuencias ineludibles de la omisión.

Por lo tanto, les recomiendo analizar: ¿Cuáles son los costos ocultos en mi empresa o negocio? ¿Los valorizó y contabilizó adecuadamente? ¿Los tomo en cuenta para analizar y construir mi costo de referencia? ¿Puedo hablar con alguien más en mi industria / negocio para que me ayude a ver aquello que se me puede estar escapando?...

Entonces: ¡Manos a la obra! ¡Hiciste bien en parar la pelota y leer este artículo! Ahora, ¡A anotar todo, categorizar y revisar los costos!!!

Tags: Negocios y Finanzas; Costos; Rentabilidad; Costos Fijos; Costos Variables; Costos Ocultos.